Regulamin Targów

Ogólne warunki handlowe

1. Postanowienia ogólne

1.1. Warunki Regulaminu obowiązują wszystkich Wystawców i Współwystawców Targów.

2. Warunki udziału

2.1. Wystawcą może być każda osoba fizyczna lub prawna, która złożyła wniosek za pomocą Formularza zgłoszeniowego i została zaakceptowana przez Polskie Biuro Numizmatyczne Sp. z o.o. (zwane dalej „Organizatorem”).

2.2. Wypełniony Formularz zgłoszeniowy należy doręczyć Organizatorowi pocztą elektroniczną, faksem lub pocztą. Zawarcie umowy między Organizatorem a Wystawcą następuje po akceptacji Formularza zgłoszeniowego przez Organizatora i po uiszczeniu przez Wystawcę opłaty rejestracyjnej.

2.3. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia bez podania przyczyny, o czym pisemnie powiadomi Wystawcę niezwłocznie po otrzymaniu Formularza zgłoszeniowego.

2.4. W przypadku, gdy płatność została dokonana przed akceptacją Formularza zgłoszeniowego przez Organizatora, a Organizator odrzuci Formularz zgłoszeniowy, otrzymana kwota zostanie zwrócona w ciągu 60 dni (na koszt aplikanta).

2.5. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany pierwotnie przydzielonej powierzchni wystawienniczej bez prawa do kompensaty dla Wystawcy.

2.6. W przypadku, gdy płatność nie zostanie zrealizowana przed zakończeniem Targów, Organizator ma prawo zatrzymać ruchomości Wystawcy, które znajdują się na terenie Targów. W przypadku, gdy płatność nie zostanie zrealizowana w ciągu 30 dni od dnia powiadomienia o braku płatności, Organizator ma prawo przejąć ruchomości Wystawcy pozbawiając Wystawcę wszelkich praw do nich.

2.7. Podnajem lub przeniesienie praw do powierzchni targowej osobom trzecim jest zabronione.

2.8. Wystawca może wnioskować o obecność na swoim stoisku innych Współwystawców i wystawiać ich produkty lub usługi na swoim stoisku.

3. Współwystawcy

3.1. Współwystawcą może być każda osoba fizyczna lub prawna, która nie wysłała własnego Formularza zgłoszeniowego, ale bierze udział w Targach wystawiając produkty na stoisku targowym Wystawcy.

3.2. Zgłoszenie Współwystawcy Organizatorowi dokonuje Wystawca. Wystawcę i Współwystawcę obowiązują te same prawa i obowiązki.

3.3. Współwystawca jest uprawniony do zgłaszania, we własnym imieniu, zamówień na usługi targowe dotyczące jego udziału w targach.

3.4. Wystawca ponosi odpowiedzialność za działania podejmowane przez Współwystawcę.

4. Rezygnacja i odwołanie uczestnictwa w Targach

4.1. W przypadku rezygnacji przez Wystawcę z uczestnictwa w Targach zgłoszonej Organizatorowi w terminie 60 dni przed rozpoczęciem Targów, zwrotowi podlegają wszystkie wpłacone przez Wystawce kwoty, z wyjątkiem opłaty rejestracyjnej.

4.2. W przypadku rezygnacji przez Wystawcę z uczestnictwa w targach zgłoszonej Organizatorowi w terminie krótszym niż 60 dni przed rozpoczęciem Targów, Wystawca zobowiązany jest do uiszczenia pełnej kwoty zamówionych produktów i usług. W przypadku nieobjęcia stoiska przez Wystawcę, Wystawca jest zobowiązany do uiszczenia pełnej kwoty zamówionych produktów i usług.

4.3. Rezygnację z uczestnictwa w Targach Wystawca zobowiązany jest wysłać do Organizatora w formie pisemnej za pośrednictwem poczty listem poleconym z potwierdzeniem odbioru.

4.4. Organizator może odstąpić od dochodzenia roszczeń wynikających z pkt. 4.2. w przypadku, gdy przestrzeń wystawiennicza, z której zrezygnował Wystawca zostanie ponownie wynajęta innemu Wystawcy.

4.5. Organizatorowi przysługuje prawo odmówienia udziału w Targach Wystawcy, w przypadku, gdy płatność nie została uregulowania przed rozpoczęciem Targów lub w przypadku, gdy postanowienia niniejszego Regulaminu nie są przestrzegane.

5. Ceny i warunki płatności

5.1. Ceny i warunki płatności za powierzchnię wystawienniczą oraz usługi dodatkowe zamieszczone zostały w Formularzu zgłoszeniowym.

5.2. Opłata rejestracyjna dla Wystawców i Współwystawców nie podlega zwrotowi.

5.3. Ceny podane przez Organizatora są cenami netto; faktura zostanie wystawiona z uwzględnieniem stawki VAT.

5.4. Wystawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów prowizji i opłat bankowych (w tym różnic kursowych), bez prawa do odliczenia ich od całkowitej kwoty do zapłaty za udział w Targach (płatność na koszt Wystawcy).

6. Montaż i demontaż stoiska

6.1. Organizator zapewnia wykonanie stoiska w systemie oktagonalnym  lub ekwiwalentnym z wyposażeniem opisanym w Formularzu Zgłoszeniowym dla Wystawców, którzy złożyli zamówienie na umeblowane stoisko.

6.2. Wystawca jest zobowiązany do zgłaszania wszelkich zmian w zamówionym wyposażeniu stoiska nie później niż 30 dni przed rozpoczęciem Targów. Zmiany zgłoszone przez Wystawcę po tym terminie mogą wymagać opłaty dodatkowej. Organizator nie ponosi odpowiedzialności, jeśli nie będzie w stanie zrealizować zgłoszonych zmian.

6.3. Wystawca zamawiający pustą powierzchnię i zlecający zabudowę stoiska firmie innej niż wskazanej przez Organizatora, zobowiązany jest:

  1. a) Powiadomić firmę wykonującą zabudowę o zasadach zawartych w niniejszym Regulaminie i innych informacjach ogłoszonych przez Organizatora;
  2. b) Podać nazwę firmy wykonującej zabudowę;
  3. c) Przedłożyć Organizatorowi do akceptacji na 30 dni przed rozpoczęciem Targów projekt stoiska i uproszczony schemat instalacji elektrycznej;
  4. d) Uiścić opłatę za korzystanie z infrastruktury targowej budynku.

6.4. Konstrukcja stoiska i element wystawiennicze powinny posiadać certyfikat o niepalności. Stosowne dokumenty powinny być dostępne do wglądu na życzenie inspekcji.

6.5. Jeśli projekt, o którym mowa w pkt.6.3.c nie zostanie zaakceptowany, Organizator ma prawo odmówić wstępu na teren Targów firmie zakontraktowanej przez Wystawcę, a Wystawca zrzeka się wszelkich ewentualnych roszczeń wobec Organizatora w tym zakresie.

6.6. Przyłącza elektryczne, wodno-kanalizacyjne, telekomunikacyjne mogą być wykonywane wyłącznie przez upoważniony personel Targów. Wystawca zobowiązany jest do zamknięcia zaworu głównego na stoisku przed opuszczeniem pomieszczeń.

6.7. Wystawca jest odpowiedzialny za działania i zaniechania własne i osób trzecich, z których korzysta  w związku z uczestnictwem w Targach, w tym za przestrzeganie niniejszego Regulaminu przepisów i przeciwpożarowych i BHP obowiązujących na terenie Targów oraz za wyrządzone szkody. W przypadku stwierdzenia naruszeń w powyższym zakresie Organizator jest uprawniony do żądania zaniechania naruszeń, a jeżeli nie zostaną one zaniechane Organizator może rozwiązać umowę z Wystawcą bez zachowania okresu wypowiedzenia.

6.8. Organizator wyznacza termin montażu i demontażu stoisk. Osoby nie posiadające pozwolenia Organizatora nie mogą przebywać w tym czasie na terenie Targów. W razie wypadku, który przytrafi się osobom przebywającym na terenie Targów poza dozwolonymi godzinami przebywania, Organizator nie ponosi odpowiedzialności.

6.9. Montaż i demontaż stoiska oraz eksponatów może nastąpić wyłącznie po oficjalnym zakończeniu Targów dla zwiedzających, w przeciwnym wypadku będzie ukarany kara umowną w wysokości 600 PLN.

6.10. Wystawca zobowiązany jest usunąć wszelkie materiały wykorzystane do budowy stoiska i przywrócić zajmowaną powierzchnię do pierwotnego stanu, w jakiej była dostarczona przez Organizatora. Wyposażenie stoiska i inne materiały pozostawione przez Wystawcę, bez uprzedniego powiadomienia o tym Organizatora, będą uważane za porzucone, a ich usunięcie odbędzie się na koszt Wystawcy.

6.11. Wystawca ponosi koszty naprawy, wyrządzonych przez siebie lub firmę wykonującej zabudowę stoiska, zniszczeń i przywrócenia zniszczonych elementów do stanu pierwotnego.

7. Ekspozycja towarów i materiałów

7.1. Ekspozycja i wykorzystanie towarów i materiałów nie może kolidować z przepisami bezpieczeństwa i przepisami ochrony przeciwpożarowej i nie może być umieszczona poza wyznaczonym obszarem stoiska. Wszelkie inne formy ekspozycji powinny być uzgodnione z Organizatorem.

7.2. Wszystkie materiały wykorzystane podczas Targów powinny spełniać przepisy bezpieczeństwa i prawa. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za towary i materiały wykorzystane do ekspozycji przez Wystawcę.

7.3. Towary powinny być oznaczone przez Wystawcę.

7.4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wszelką aktywność podejmowaną przez Wystawcę na terenie Targów. Ten przepis ma zastosowanie również w odniesieniu do wykorzystania, ekspozycji i usuwania towarów i materiałów wniesionych na teren Targów przez Wystawcę, za które Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność.

8. Katalog Targowy, reklama i imprezy towarzyszące

8.1. Organizator przygotowuje i publikuje Katalog Targowy, w którym zostaną wymienieni Wystawcy i Współwystawcy; Wystawcy i Współwystawcy mogą zamówić dodatkowe usługi reklamowe w Katalogu Targowym, zgodnie z cennikiem opublikowanym przez Organizatora. Wszystkie materiały niezbędne do umieszczenia w Katalogu Targowym należy przesłać do Organizatora nie później niż 30 dni przed rozpoczęciem Targów. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wszelkie szkody powstałe z powodu nadesłanie niekompletnych lub błędnych materiałów lub z powodu braku publikacji spowodowanej nadesłaniem materiałów w późniejszym terminie. W takim przypadku Wystawca nie ma prawa żądać od Organizatora odszkodowania.

8.2. Wystawca ma prawo do reklamowania swoich produktów i usług na swoim stoisku. Reklama poza stoiskiem musi być wcześniej uzgodniona z Organizatorem i nie może zakłócać prezentacji innych Wystawców. Reklama umieszczona bez zgody Organizatora będzie usunięta na wyłączny koszt i odpowiedzialność Wystawcy.

8.3. Ekspozycje nie mogą być umieszczone w przejściach, a sprzęt do demonstracji nie może zakrywać lub blokować przejść ewakuacyjnych dla Wystawców i gości Targów.

8.4. Organizator zastrzega sobie prawo do fotografowania i filmowania podczas Targów oraz do publikacji zdjęć i filmów do własnych celów bez jakichkolwiek zobowiązań wobec osób trzecich.

8.5. Zabrania się fotografowania i filmowania na terenie Targów bez zgody Organizatora.

9. Cła i spedycja

9.1. Towary, wystawiane podczas Targów, pochodzące z państw spoza Unii Europejskiej, podlegają przepisom prawa celnego. Wystawca jest zobowiązany do spełnienia wszelkich niezbędnych wymagań i poniesienia kosztów związanych ze spedycją towarów i materiałów.

9.2. Transport i spedycja eksponatów, towarów i innych materiałów odbywa się na koszt i ryzyko Wystawcy.

9.3. Import artykułów spożywczych i napojów alkoholowych musi być zgodny z przepisami prawa kraju do którego są wwożone.

9.4. Rozładunek i załadunek eksponatów, towarów i innych materiałów powinien odbywać się wyłącznie przez licencjonowanych spedytorów Organizatora.

10. Organizacja Targów i przepisy porządkowe

10.1. W godzinach otwarcia Targów stoiska nie powinny być pozostawione bez opieki Wystawcy. Wszelkie tymczasowe zamknięcia stoiska wymagają zgody Organizatora.

10.2. W czasie trwania Targów, w tym podczas budowy i demontażu stoisk, zabrania się przebywania i pozostawania pojazdów na terenie Targów na dłużej niż jedna godzina poza godzinami otwarcia Targów dla zwiedzających.

10.3. Montaż i demontaż powinny być wykonane przez Wystawców w godzinach wskazanych przez Organizatora.

10.4. Aby dostać się na teren Targów, wszystkie osoby zgłoszone przez Wystawcę, zobowiązane są do noszenia imiennych identyfikatorów wydanych przez Organizatora.

10.5. Wystawca zobowiązany jest zachować czystość na stoisku. Pozostawienie pustych opakowań w części wspólnej Targów jest zabronione.

10.6. Wystawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów ustawy z dnia26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (D.U. z 2002 r. nr 147, poz. 1231).

10.7. Wszyscy uczestnicy są zobowiązani do przestrzegania zapisów niniejszego Regulaminu.

11. Bezpieczeństwo – ubezpieczenie

11.1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody lub straty powstałe w mieniu Wystawcy, poniesione przez osoby trzecie lub z winy poszkodowanego.

11.2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody lub straty powstałe w mieniu Wystawcy, spowodowane przez siły wyższe, takie jak pożar, wybuch, uderzenie pioruna, wichura, powódź, trzęsienie ziemi, przerwa w dostawie mediów itd.

11.3. Wystawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za szkody powstałe w wyniku działań swoich urządzeń i pracy swoich pracowników czy pracowników firm zewnętrznych zatrudnionych przez Wystawcę, w trakcie montażu, demontażu i podczas trwania Targów.

11.4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za żadne towary, przedmioty, pojazdy i inne materiały wniesione na teren Targów.

12. Reklamacje

12.1. Wszelkie reklamacje od uczestników Targów należy zgłaszać Organizatorowi w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

12.2. Reklamacje pochodzące od Wystawców i dotyczące konstrukcji  lub lokalizacji stoiska należy zgłaszać nie później niż ostatniego dnia Targów. Inne reklamacje należy zgłaszać nie później niż 14 dni od dnia zakończenia Targów. Po tym terminie reklamacje nie będą rozpatrywane.

13. Postanowienia końcowe

13.1. Postanowienie niniejszego Regulaminu stanowią integralną część umowy.

13.2. W przypadku okoliczności od niego niezależnych Organizator zastrzega sobie prawo do skrócenia, przełożenia, częściowego zamknięcia lub odwołania Targów. W takim przypadku Wystawcy nie przysługuje prawo do odszkodowania lub zwrotu płatności.

13.3. W przypadku odwołania Targów z winy Organizatora, Wystawcy przysługuje zwrot wpłaconej kwoty bez odsetek. Zwrotowi nie podlega opłata rejestracyjna.

13.4. Wszelkie ewentualne spory wynikłe pomiędzy Organizatorem a Wystawcą, strony będą starały się  rozwiązać na drodze polubownej, a w razie gdy takiego porozumienia nie osiągną, spór będzie rozstrzygać sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

13.5. Podpisując Formularz zgłoszeniowy Wystawca akceptuje postanowienia niniejszego Regulaminu.

13.6. Niniejszy Regulamin został napisany w kilku wersjach językowych. W przypadku rozbieżności wiążąca jest wersja angielska.

13.7. Przepisy niniejszego Regulaminu wchodzą w życie od dnia 01.03.2015 r.